هل تسعى لإيجاد أفضل برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
قد يكون من الشّاق تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين. إذا كنت ترغب في حساب الرواتب بدقة، فسيتحتم عليك أن تُبقي على تتبُّع تسليمات الجداول الزمنية للموظّفين وطلبات الإجازة خاصتهم.
مع ذلك، صار تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين أسهل من ذي قبل من خلال استخدام تقنية تتبُّع مُلائمة.
بِوِسع المؤسسات إدارة وتتبُّع إحصائيات حضور وانصراف الموظفين بمساعدة برنامج مُخصص لذلك. يمكن لبرنامج برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين تعزيز الدقة، وتخفيف الأعباء الإدارية، وتيسير إدارة الموظفين من خلال المراقبة الفورية، والجدولة الآلية، والتحقق باستخدام القياسات الحيوية,
سنستعرض بهذا المقال أفضل خصائص ومزايا برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين، كما سنتناول أيضًا فوئد وتكلفة البرنامج وما إذا قابلاً للاستخدام من قِبَل أي مؤسسة,
ما هو برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
باستخدام برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين، يمكن للشركات والمؤسسات تتبُّع حضور وانصراف موظفيها ومدى الالتزام بأوقات الدّوام. طُوِّر هذا البرنامج لتنظيم إجراءات تتبُّع حضور وانصراف موظفيها والإجازات والبيانات الأخرى ذات الصلة.
- باستخدام هذا البرنامج، يمكن لأصحاب العمل، بيُسر وسهولة، تتبُّع حضور وانصراف موظفيها، بما في ذلك عدد ساعات العمل، والمغادرة المُبكرّة والمتأخرة، والغياب.
- عادةً ما يتكامل البرنامج مع الساعات أو أجهزة القياسات الحيوية لتسجيل معلومات حضور وانصراف الموظّفين بشكلٍ صحيح.
- يعد تخفيف الأعباء الإدارية، وتعزيز الدقة، والامتثال لقوانين العمل، وسهولة التعامل مع كشف الرواتب من بين المزايا العديدة التي يوفِّرها برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين.
- يُمكِّن البرنامج أصحاب العمل من الاحتفاظ بسجلات الحضور والانصراف، وتتبُّع أنماطهما، وتحديد المُشكلات المتعلقة بهما.
- تشمل بعض البرامج الأُخرى مزايا الإضافية منها: الجدولة الآليّة، وإدارة المناوبات والإجازات.
- بمساعدة هذه الخصائص، يُمكن تسهيل جدولة طلبات إجازات الموظفين وإدارتها.
يعد برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين أداة فعّالة للشركات والمؤسسات لتتبُّع البيانات الخاصة بحضور وانصراف الموظّفين ومُعالجتها، كما يُمثل البرنامج أحد أساسيّات إدارة القوى العاملة المعاصرة لأنه يُعزز الدقة و يُقلل من الوقت الذي تتطلبه المهام الإدارية.
ما آلية عمل برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
يُمكن القول بأن آلية عمل البرنامج تتلخص في التنفيذ الآلي لعمليات مُراقبة وتسجيل البيانات الخاصة بحضور وانصراف الموظّفين، وعادةً ما تشمل الآليّة على الخطوات التالية:
تسجيل حضور الموظفين: عند الوصول لمقر العمل، يمكن للموظفين استخدام الساعات الزمنية أو أجهزة القياسات الحيوية أو تطبيقات الهاتف لتسجيل الوصول وبدأ الدّوام. يتتبّع البرنامج هوية الموظف ووقت تسجيل الوصول.
تتبُّع الحضور والانصراف: بمجرد تسجيل دخول الموظف، يبدأ البرنامج في تتبُّع المعلومات ذات الصلة بما يتضمن ذلك من وقت بداية ونهاية الدّوام، وفترات الراحة المجدولة وكذلك التغييرات.
إدارة الإجازات: يتضمن برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين خاصيّة إدارة الأجازات. يمكن للموظفين استخدام البرنامج لطلب إجازة، كما يمكن للمشرفين قبول أو رفض هذه الطلبات.
إعداد التقارير : يُعِد البرنامج تقارير شاملة عن البيانات الخاصة بحضور وانصراف الموظفين، بما في ذلك أنماط الحضور والانصراف، ومعدلات التغيُّب، والوصول المُتأخِّر. يمكن للمديرين استخدام هذه البيانات لمعرفة أين تكمُن المشكلات، واتّخاذ القرارات بُناءً على البيانات.
تكامل النُظم: يبقى برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين على اتصال بأدوات الموارد البشرية الأخرى بصفة دورية، بما في ذلك برامج الدفع وإدارة الأداء وتطبيقات الجدولة. هذا بدوره يُخفف من الأعباء الإدارية ويعزز الدقة من خلال تمكين نقل البيانات بسلاسة بين هذه الأنظمة.
بوجه عام ، يُعد برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين ذا فائدة للشركات والمؤسسات لتنفيذ مهما تتبُّع ومراقبة بيانات حضور وانصراف الموظفين بشكل آلي؛ فهو يُبسِّط ويُسرِّع ويزيد من الدقة في إدارة عدد ساعات العمل وأوقات حضور وانصراف الموظفين.
أفضل مزايا وخصائص برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين
تجعل بعض المزايا من برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين أداةً قيّمة للمؤسسات لمُراقبة بيانات الحضور والانصراف الخاصة بالموظّفين، إنجاز مهمة إدارة الحضور والانصراف في وقتٍ أقل، وزيادة الدقة. أمستعد؟ فيما يلي المزيد عن أفضل 10 خصائص للبرنامج:
-
التتبُّع الفوري
يُمكن للشركات تتبُّع حضور الموظفين بشكل فوري باستخدام إمكانات برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين، ولذا قد يُراقب المُشرفون بيانات حضور وانصراف موظفيهم أولاً بأول، بما في ذلك أوقات تسجيل الحضور والانصراف وفترات راحة.
عادةً ما يتم تتبع الحضور والانصراف بشكل فوري باستخدام العديد من التقنيات، مثل التحقق باستخدام القياسات الحيوية أو إتاحة الوصول لتطبيقات الهاتف أو لوحة التحكم عبر الإنترنت. نظرًا لقدرتها على جمع البيانات أثناء عمل الموظفين عن بُعد، فإن هذه الخاصيّة ذات قيمة لا سيّما للشركات التي توَظّف موظفين للعمل عن بعد.
-
الجدولة الآليّة
يتضمن برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين خيارًا للجدولة الآلية التي تُسهِّل من عملية إنشاء جداول الموظّفين. تستفيد هذه الخاصيّة من البيانات الخاصة بتوافُر الموظفين، وعبء العمل، وتفضيلات الدّوام لإنشاء جداول تُلبّي متطلبات كلاً من الشركة وطاقم العمل. باستخدام الجدولة الآلية، يمكن للشركات توفير الوقت وتخفيف الأعباء الإدارية، مما يلغي الحاجة إلى الجدولة اليدوية. هذا ويمكن للبرنامج المساعدة في ضمان تصميم الجداول بصورة مُلائمة، تتماشى مع قوانين ولوائح العمل، وتُحقِّق الفعالية القصوى.
-
التحقُّق باستخدام القياسات الحيوية
يتمتع برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظفين بخاصيّة التحقق باستخدام القياسات الحيوية والتي تستخدم معلومات استدلال بيولوجية كبصمة الاصبع وتمييز الوجه وذلك بهدف تأكيد هوية الموظّف وتسجيل حضوره للدّوام.
تضمن هذه الخاصيّة أن الموظّفين المُصرّح لهم فقط هم من بوسعهم تسجيل الدخول والانصراف لمنع الغش في عدد ساعات العمل ومُجاملة الزملاء بعضهم البعض بتسجيل أحدهم بالنيابة عن الآخر. ينبغي للموظّفين الذين تسري عليهم خاصيّة التحقق باستخدام القياسات الحيوية تسجيل الحضور والانصراف من العمل عن طريق تقنية المسح الضوئي لبيانات قياساتهم الحيوية على جهاز تسجيل الوقت. هذا بدوره يُلغي الحاجة إلى التقنيات اليدوية لضبط الوقت كبطاقات الوقت الورقية paper time cards أو الإدخال اليدوي، كما يضمن أن الموظف المتواجد في مقر العمل هو ذاته الذي سجّل الدخول.
-
إدارة الإجازات
يُمكن للشركات إدارة موافقات وطلبات إجازات الموظفين باستخدام خاصيّة إدارة الإجازات، والمُتضمّنة في برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظفين. تُتيح هذه الخاصيّة للمُدراء تقييم وقبول طلبات إجازة الموظفين المُقدمة من خلال منصة إلكترونية من قِبَل الموظفين، كما يمكن للشركات – باستخدام خاصيّة إدارة الإجازات-تخصيص قواعد الإجازات والمُستحقات، وتقييد عدد الإجازات التي يُسمح للموظفين أخذها، وتنفيذ عملية الموافقة آليًا. يمكن لهذه الخاصيّة ضمان التعامل مع طلبات الإجازة بإنصاف وعدل وذلك من خلال تقليل احتمالية حدوث أخطاء والخلافات.
-
إتاحة الوصول لتطبيقات الهاتف
يتمتع برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظفين بخاصيّة تُتيح للمُستخدمين الوصول لتطبيقات الهاتف من خلالهم هواتفهم الذكية أو الأجهزة الّلوحية tablets لتتوفر لديهم معلومات الحضور والانصراف والمهام كذلك. بفضل هذه الأداة التي توفِّر عملية وصول سلسة وعن بُعد للبيانات الخاصة بالحضور والانصراف، يُمكن للموظفين –في أي وقت ومن أي مكان- تسجيل أوقات الحضور والانصراف، تقديم طلب أجازة، تفقُّد جداولهم وغيرها من المزايا.
بِوِسع الموظّفين المُتاح لديهم الوصول إلى تطبيقات الهاتف تتبُّع جداولهم وسجلّات الحضور والانصراف الخاصة بهم، كما يُمكن للمُدراء فحص سجلّات الحضور والانصراف والموافقة على طلبات الإجازات وتعديل الجداول بشكل فوري. فضلاً عن منح الموظّفين مزيدًا من الحرية والراحة، يمكن لهذه الخاصيّة تعزيز التعاون والتواصل بين أفراد طاقم العمل والإدارة.
-
تبديل المناوبات
تُتيح خاصيّة تبديل المناوبات ، والمُتضمّنة في برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظفين، لأفراد طاقم العمل تبديل المناوبات مع بعضهم البعض عبر الإنترنت. تُمكّن هذه الخاصيّة الموظّفين من إدارة جداولهم تحسبًا للظروف غير المتوقعة -كالمرض أو غيره من الأعذار الشخصية- دون التأثير على سير الأعمال.
قد يطلب الموظفون تبديل المناوبات مع بعضهم البعض بموجب سياسة تبديل المناوبات ، وللإدارة تقييم الطلب المُقدّم والموافقه عليه. هذا ويُمكن لهذه الخاصيّة المساعدة في ضمان أن الشركة مُزوَّدة بعدد كافٍ من الموظفين وأن جداولهم مُنصفة ومعقولة.
-
تتبُّع ساعات العمل الإضافية
تُتيح خاصيّة تتبُّع ساعات العمل الإضافية ،والمُتضمّنة في برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظفين، للشركات تتبُّع ساعات العمل الإضافية التي يعملها الموظّفون. بمساعدة هذه الأداة، يمكن للمُدراء تتبُّع الساعات التي يقضيها الموظفون بما في ذلك أي ساعات عمل إضافية، وأيضًا تغيير جداولهم أو مهامهم حسب ما تقتضيه الضرورة لتقليل عدد ساعات العمل الإضافية وإبقاء نفقات العمل تحت المُراقبة.
بمراقبة ساعات العمل الإضافية، يمكن للشركات وضع سياسات للعمل الإضافي، منها على سبيل المثال: الحد الأقصى من ساعات العمل الإضافية لكل اسبوع أو لفترة مُحددة، مع ضمان تلقّي الموظّفين أجرًا مُقابل أي ساعات عمل إضافية متراكمة.
-
التكامل مع برنامج كشف الرواتب
تتمثل أحد مزايا وخصائص أنظمة تتبُّع حضور وانصراف الموظفين في إمكانية النقل السلس للبيانات الخاصة بالحضور والانصراف وكشف الرواتب بين كِلا البرنامجين؛ كشف الرواتب وتتبُّع الحضور والانصراف. بالاستغناء عن إدخال البيانات يدويًا، تُقلل هذه الخاصيّة من معدلات وقوع الأخطاء، كما أنها توفِّر الوقت والجهد.
بتحقيق التكامل مع برنامج كشف الرواتب، يمكن للشركات ضمان دقة بيانات كشف الرواتب وكوْنها مُحدثة باستمرار، وتقاضي الموظفين رواتبهم بشكل مناسب وفي الوقت المُحدد، و تتبُّع حضور وانصراف الموظفين من خلال تحقيق هذا التكامل. هذا ويمكن لهذه الخاصيّة مساعدة الشركات في الامتثال لقوانين ولوائح العمل التي تدعو إلى إعداد التقارير عن كشف الرواتب في آوانها وبدقة.
-
إعداد التقارير
يتضمن برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين خاصيّة تُسمّى إعداد التقارير، والتي تُمكِّن الشركات من إنشاء تقارير حول بيانات أوقات الحضور والانصراف، بما في ذلك الدّوام ،وساعات عمل الموظّفين ، والساعات الإضافية ، والغياب ، والتأخير، إلخ..
بمساعدة هذه الخاصيّة، يمكن للمُدراء رصد وتفقُّد بيانات أوقات الحضور والانصراف، وتحديد الأنماط والتوجّهات، واتّخاذ قرارات مستندة إلى تلك البيانات بهدف تعزيز إدارة الأعمال. باستخدام التقارير، قد يكون بِوِسع الشركات إعداد تقارير تُلائم احتياجاتها وذلك من خلال تخصيص عوامل التقرير كالنطاق الزمني؛ الموظّفين أو الأقسام؛ فئات الحضور وغيرها. يمكن لهذه الخاصيّة مساعدة الشركات من خلال مُراقبة وتحسين الأداء المتعلق بأوقات الحضور والانصراف، والتحكم في نفقات العمل ، والامتثال لقواعد ولوائح العمل.
-
خيارات مُخصّصة
يتضمن برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين خاصيّة تُسمّى خيارات مُخصّصة، والتي تُمكِّن الشركات من تعديل نظام تتبُّع الحضور والانصراف بما يُلائم اشتراطاتهم ومتطلباتهم الخاصة. يمكن للشركات استخدام هذه الخاصيّة لتهيئة وتصميم إعدادات النظام وقواعده وإشعاراته وتقاريره، من بين أشياء أخرى، بما يتماشى مع سياسات وإجراءات الحضور والانصراف الخاصة بهم. باستخدام الخيارات المُخصّصة، يمكن للشركات وضع قواعد وسياسات حضور وانصراف تُمثِّل متطلباتها الخاصة، بما في ذلك التصنيفات المتنوعة، ومعدلات الاستحقاق، وأرصدة الإجازات وغيرها.
باستخدام هذه الأداة، قد يكون بِوِسع الشركات ضمان تطبيق سياسات الحضور والانصراف بصفة منتظمة، وتقليل فرصة حدوث مُشكلات مُتعلقة بالامتثال.
مزايا وتكلّفة برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين
يُتيح برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين العديد من المزايا للشركات، بما في ذلك دقة وإنتاجية أفضل وواجبات إدارية أقل. بالتنفيذ الآلي لمهام تتبُّع ومراقبة بيانات حضور وانصراف الموظفين، يُمكن للشركات توفير الوقت وتحقيق المزيد من الدقة، مما يُقلل من مخاطر وقوع الأخطاء والغش في حساب ساعات العمل. هذا بدوره سيمنح المُدراء قدرة أفضل على اتّخاذ قرارات مستندة إلى البيانات بهدف تعزيز إدارة القوى العاملة. يمكن لهذا أيضًا مساعدة المُدراء في اكتشاف أنماط الحضور والانصراف، ومعدلات الغياب، وغيرها من المهم الصعبة. بفضل البرنامج، يُمكن لإنتاجية الموظفين أن تُمثل معلومة ذات قيمة قد يكون بِوِسع الشركات استخدامها لإدارة موظّفيها وزيادة الإنتاجية.
قد تختلف تكلُفة البرنامج وفقًا للبائع، وعلى كُلٍ، فالموازنة بين المزايا على المدى الطويل والتوفير المُحتمل في التكاليف يُعَد أمراً بالغ الأهمية. يمكن للشركات توفير الوقت والمال على المدى الطويل من خلال استثمار المال في اقتناء برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين ، مما يزيد أيضًا بدوره من الإنتاجية والدقة.
هذا وقد يساعد البرنامج الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل، مما يُقلل من احتمالية فرض الغرامات والعقوبات. لذا، وعلى الرغم من أن تثبيت البرنامج قد يصحُبه تكلُفة أولية، إلا أن المزايا غالبًا ما تفوق تلك النفقات وتحقق عائدًا إيجابيًا على الاستثمار.
خاتمة
ختامًا، يُمثل برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين حلاً فعّالاً للشركات لإدارة وتحليل البيانات الخاصة بحضور وانصراف الموظّفين. يُمكن لمزايا البرنامج المتعددة –كالتتبُّع الفوري؛ الجدولة الآليّة؛ التحقق باستخدام القياسات الحيوية- مساعدة الشركات في تيسير إدارة طاقم العمل، وزيادة الدقة، وتخفيف الأعباء الإدراية.
علاوةً على ذلك، يمكن للبرنامج تقديم معلومات قيّمة حول أنماط الحضور والانصراف؛ مُعدّلات الغياب؛ الإنتاجية، مما يُمكِّن المؤسسات من اتّخاذ قرارات مستندة إلى البيانات بهدف تعزيز القوى العاملة ورفع الكفاءة. بالرغم من كوْن تكلُفة استخدام البرنامج غير موَّحدة، إلا أنه بالإمكان –بفضل المزايا- توفُّر عائد جيدا على الاستثمار من جهة توفير الوقت، وزيادة الدقة، والامتثال لقوانين ولوائح العمل. قد يكون بِوِسع الشركات التي تطمح لزيادة الدقة ورفع الكفاءة وإدارة القوى العاملة بشكلٍ أفضل، الاستفادة من الاستثمار في برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين. يمكن للشركات اختيار مُزوِّد يُلبِّي متطلباتها الخاصة ويساعدها على تحقيق أهدافها من خلال مقارنة الإيجابيات والمزايا والتكلُفة لعدد من الحلول.
الأسئلة الأكثر تكرارًا
-
ما المزايا والخصائص التي يجدُر بي البحث عنها في برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
تشمل بعض الخصائص التي يجب أخذها بعين الاعتبار أثناء البحث عن برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين كلاً من: التتبُّع الفوري، والجدولة الآلية، والتحقُّق باستخدام القياسات الحيوية، وإدارة الإجازات، وإتاحة الوصول إلى تطبيقات الهاتف، ومبادلة المناوبات ، وتتبُّع ساعات العمل الإضافية، والتكامل مع نظام كشف الرواتب، وإعداد التقارير ، والإعدادات القابلة للتعديل.
-
ما الفوائد التي بإمكاني توقُّعها كنتيجة لاقتناء برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
يمكن التمتع بالعديد من الفوائد عند اقتناء برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين، منها على سبيل المثال، الدقة وإنتاجية أفضل؛ أعباء إدراية أقل؛ امتثال لقوانين ولوائح العمل؛ معلومات قيّمة حول أنماط الحضور والانصراف وكذلك الإنتاجية.
-
ما هي تكلُفة برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
تختلف التكلُفة بُناءً على عوامل عدة منها: المُزوِّد، عدد الموظّفين، الخدمات المُقدّمة. قد يشترط بعض مُزوِّدي الخدمات تكلفة شهرية متكررة، بينما يُطالب البعض الآخر برسوم ترخيص دُفعة واحدة.
-
هل هناك فوائد على المدى الطويل لاقتناء برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين؟
قد يكون لاستخدام البرنامج تكلُفة أولية، بيد أن الفوائد المُتوقّعة – من توفير وقت، وزيادة دقة، وتقليل للأعباء الإدارية – يمكن أن تُحقق عائد إيجابي على الاستثمار، كما يمكن للبرنامج مساعدة الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل، مما يُقلل من احتمالية فرض الغرامات والعقوبات.
-
هل بوسعي إجراء تعديلات على برنامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين بما يُلائم متطلبات شركتي؟
تتضمن الغالبية العُظمى من برامج تتبُّع حضور وانصراف الموظّفين على إعدادات قابلة للتعديل، تُتيح للمؤسسات تخصيص قواعد الحضور والانصراف والتنبيهات وخيارات إعداد التقارير وفقًا لمتطلباتها الخاصة، وبذلك يضمن البرنامج تعزيز مزاياه والاندماج بسلاسة مع سير عمل الشركة.