في عالم الأعمال اليوم، الوقت هو المال.
يعتمد مقدار المال الذي يكسبه الموظفون على مقدار الوقت الذي يقضونه في العمل لدى شركة معينة. لذلك، من الضروري تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه كل موظف في العمل على المهام المكلف بها. لذلك، تعد ساعة الوقت وبرامج الحضور بالسمات الحيوية ضرورية الآن.
يعد نظام الحضور البيومتري تطورًا كبيرًا مقارنةً بأنظمة تتبع الوقت والحضور الحالية المتوفرة في السوق.
لدى الأنظمة القديمة سقطات ليست بالهينة، إذ تتاح الفرصة للموظفين لتسجيل الدخول نيابة عن بعضهم البعض أي، بعبارة أخرى، قد يوكل أحد الموظفين شخصًا آخر في تسجيل الحضور له.
لذلك، لا تعد هذه الطرق التقليدية آمنة أو موثوقة نظرًا لوجود العديد من الحالات التي يمكن فيها لزملاء العمل تسجيل الدخول نيابة عن بعضهم البعض، أو تسجيل الحضور بالوكالة لشخص لم يصل إلى مكان العمل.
صُممت أنظمة الحضور بالسمات الحيوية لمعالجة هذه القضية بشكل أساسي.
تعمل الأنظمة بالسمات الحيوية من خلال تحويل كل بصمة إصبع إلى رمز دخول خاص عبر مسح ضوئي يمكن أن يستخدمه شخص واحد فقط. ونظرًا لعدم تطابق البصمات بالسمات الحيوية لأي شخصين على وجه الأرض، فلن يتمكن أي شخص من تسجيل الحضور نيابة عن أي موظف.
لذا، عند البحث عن نظام لإدارة الحضور، ما هي العوامل التي يجب التأكد من توافرها؟ لنتعرف على ذلك سويًا!
ما هي برمجيات إدارة الحضور بالسمات الحيوية؟
نظام الحضور البيومتري هو نظام للوقت والحضور (TNA) يتحقق من هوية الموظفين ويتتبع وقت دخولهم وخروجهم من العمل باستخدام تقنيات القياسات بالسمات الحيوية. في حال استخدام شركتك لنظام الحضور البيومتري، سيتوجب على موظفيك استخدام مستشعر بيومتري مدمج في جهاز الوقت والحضور لمسح الوجه، أو بصمات الإصبع، أو قزحية العين، أو هندسة اليد بهدف تسجيل أوقات حضور وانصراف الموظف. بعد جمع معلومات الحضور هذه، يمكن استخدامها في مهام مختلفة، بما في ذلك إعداد تقارير الحضور، وحساب الرواتب وأوقات العمل الإضافي.
تعد أنظمة الحضور بالسمات الحيوية عمومًا أكثر دقة وفعالية من أنظمة الحضور التقليدية التي تعتمد فقط على بيانات الاعتماد مثل الشارات أو بطاقات الهوية. لذلك، يمكن الاستفادة من الوقت الذي توفره الأنظمة بالسمات الحيوية لرفع معنويات الموظفين، وخفض التكاليف، وزيادة إنتاجية الموظف.
يمكن للشركات أيضًا توفير الوقت والمال باستخدام أنظمة الحضور البيومتري، لا سيما إذا كان هناك العديد من الموظفين ممن يعملون في مناوبات أو أوقات مختلفة من اليوم.
يمكن تطبيق أنظمة الحضور البيومتري في العديد من الشركات، بما في ذلك شركات التصنيع، والبناء، والضيافة، وتجارة التجزئة، وغير ذلك. يستخدم نظام إدارة الحضور البيومتري السمات الجسدية للموظفين للتعرف على كل منهم، مما يجعله منيعًا ضد السرقة والعبث. يمكن التأكد من وجود كل موظف في مكانه من خلال إجراء مسح سريع للوجه أو بصمات الأصابع، مما يغلق الباب أمام الحضور بالوكالة أو الاحتيال.
كيف تعمل أنظمة الحضور بالسمات الحيوية؟
كما ذكرنا سابقًا، يستخدم نظام الحضور البيومتري بصمة الموظفين عند تسجيل الدخول والخروج من مكان العمل. يتم مسح بصمة كل موظف ضوئيًا وتخطيط إحداثياتها من خلال مواقع مختلفة يحددها النظام.
بعد تشكيل المخطط النهائي، تُسجل هذه الإحداثيات في النظام، بحيث يقارن النظام ما هو مسجل بما يعينه من إحداثيات عند وضع الموظف إصبعه. يحدد توقيت الحضور في حالة التطابق فقط.
يمكن تعيين العديد من الإحداثيات المختلفة من طرف إصبع واحد؛ والتي يختلف كل منها من موظف لآخر؛ أي أنه لا يمكن نسخها من بصمة إصبع أخرى، إذ يجعل من المستحيل تقريبًا استنساخ الإصبع. تعد هذه الميزة أهم ما يقدمه نظام الحضور البيومتري.
أهم مميزات أنظمة الحضور بالسمات الحيوية
تتوفر أنظمة الحضور بالسمات الحيوية في أشكال مختلفة، مما يتيح الفرصة للمؤسسات أن تختار ما يناسب احتياجاتها ومتطلباتها. ومع ذلك، يجب أن تتضمن أنظمة الحضور البيومتري بعض الميزات أو الإمكانات الأساسية، بما في ذلك القدرة على حفظ واسترداد البيانات الخاصة بالموظفين وسجلات حضورهم، فضلاً عن القدرة على التكامل السلس مع خدمة كشوف المرتبات الحالية وساعة الوقت. يجب أن تتوافر الميزات التالية في نظام الحضور البيومتري:
-
مخططات بصمة الإصبع
يجب مراعاة توفر مخططات بصمة الإصبع عند شراء مخططات إدارة الحضور والوقت بالسمات الحيوية. تشير سعة الجهاز إلى عدد البصمات التي يمكن تخزينها. يفضل شراء أنظمة الحضور بالسمات الحيوية التي يمكنها تخزين أكثر من 200 نموذج لبصمات الأصابع. لذلك، يجب مراعاة عدد الموظفين في كل مبنى، أو متجر، أو شركة.
-
التحكم في الوصول:
يمكن استخدام الأنظمة بالسمات الحيوية لأغراض أمنية، مثل تقييد الوصول إلى المناطق المحظورة من المبنى، بالإضافة إلى أنظمة تتبع الوقت. ابحث عن الأنظمة التي تتضمن ميزات متكاملة في هذا الصدد. تعمل الأنظمة المتكاملة على تحسين إنتاجية المؤسسة وأمانها.
-
حجم المستخدمين:
من الضروري تجنب حدوث أي تأخير أو عطل في نظام الحضور البيومتري. يعتمد الأمر على عدد الموظفين العاملين. لذلك، يجب أن يتكامل نظام الحضور البيومتري مع نظام إدارة الموارد البشرية الحالي.
وبهذه الطريقة، سيسجل النظام البيومتري حضور وانصراف الموظفين العاملين فقط. بالإضافة إلى ذلك، لا يوجد حد أقصى لعدد تسجيلات الحضور والانصراف للموظفين إذا كان النظام متصلًا بالإنترنت أو التخزين السحابي. لذلك، يمكن حتى للشركات الكبرى استخدام هذا التطبيق أو البرنامج دون القلق بشأن أي قيود أو تأخيرات.
-
إمكانية استخراج المعلومات من مختلف المصادر:
يمكن للموظفين تسجيل الحضور والانصراف عبر الخدمة الذاتية كمرحلة أولى، ثم يستخرج فريق الموارد البشرية سجلات الحضور والانصراف هذه في صورة ملفات نصية أو ملفات Excel، أو حتى استيراد البيانات من قاعدة بيانات أخرى. يمكن استخراج قاعدة البيانات من أجهزة تسجيل الحضور والانصراف أو أجهزة التحكم في الوصول.
-
مزامنة التقويم الشهري
يمكن ربط نظام إدارة الحضور بالتقويمات عبر الإنترنت مثل Outlook وتقويم Google وغيرها؛ والتي تنقل صورة حية لمدى انتظام الموظف في العمل. تعتبر مزامنة التقويم أمرًا مهمًا للغاية بالنسبة للعاملين عن بُعد، حيث يسهل التحقق من وجود شخص ما باستخدام تقويم مشترك بسرعة.
-
النسخ الاحتياطي للبيانات:
تعد النسخ الاحتياطية للبيانات أمرًا ضروريًا، حتى وإن كنت تستخدم نظام حضور بيومتري تفاعلي ومتطور. ابحث عن هذه الميزة عند شراء نظام جديد، إذ أنه لم يكن من الشائع تضمينها في الإصدارات الأقدم.
لم تكن النسخ الأقدم من أنظمة القياس البيومتري لبصمات الأصابع تعمل بهذه الطريقة. إذ لم يكن حتى لدى الشركات الكبيرة نسخ احتياطية من البيانات.
لكن هذا لم يعد مصدر قلق بعد الآن، إذ أصبحت ميزة النسخ الاحتياطي مدمجة في الكثير من أنظمة الحضور بالسمات الحيوية الافتراضية. لذلك يمكن للمسؤولين والمحاسبين ومديري التقارير مراجعة أوراق البيانات والمخططات ومراقبتها في أي وقت.
-
عدم الحاجة للصيانة:
تتوفر العديد من أنظمة تسجيل الوقت والحضور بالسمات الحيوية منخفضة الجودة في السوق، والتي عليك تجنبها. ابحث عن الأنظمة عالية الجودة التي لا تتطلب صيانة مستمرة، والتي توفر لك فترة ضمان معقولة. يوصى أيضًا بشراء أنظمة الحضور بالسمات الحيوية ذات تكاليف الصيانة المنخفضة. يمكنك التحقق من كل هذه الأمور من خلال قراءة مراجعات العملاء بعناية والتأكد من أن هذه الأنظمة تتمتع بفترة ضمان.
-
إعداد التقارير وذكاء الأعمال
يوفر دمج خاصية ذكاء الأعمال في أنظمة الوقت والحضور منصة لتقييم أداء الأعمال فيما يتعلق بالوقت. يمكن لهذه التقنيات جمع المعلومات المتعلقة بحضور الموظفين، وفحص النتائج، وإعداد التقارير بأسلوب إعلامي مرئي، ثم توزيعها في جميع أنحاء المؤسسة.
-
الخدمة الذاتية
تُحدِث خاصية الخدمة الذاتية تغييرًا جذريًا في نظام الحضور البيومتري. فبدلاً من تسجيل الوصول عند مدخل المكتب، يمكن لموظفيك الآن الجلوس في مكاتبهم (في الموقع أو عن بُعد) وتسجيل الدخول باستخدام تطبيق أو متصفح. يمكن إجراء الامتثال الذاتي وطلبات الإجازة والتعديلات على سجلات الحضور دون استشارة الموارد البشرية أو المدير.
-
بوابة المساعدة على شبكة الإنترنت:
يعد ذلك أحد أهم العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار قبل شراء أي أنظمة بيومترية. من المفيد جدًا أن يكون لديك بوابة ويب يمكنها عرض تقارير الحضور وإدارة كشوف المرتبات وأوقات تسجيل الوصول والمغادرة للموظفين. هذه هي العناصر التي يجب توافرها في نظام إدارة كشوف المرتبات للموارد البشرية. يمكن البحث أيضًا عن ميزة إعداد التقارير الشخصية التي يمكننا الحصول عليها في الوقت الفعلي في أنظمة الحضور المعتمدة على بصمة الإصبع. في نهاية الشهر، يمكننا مراجعة هذه التقارير لمعرفة مدى التزام الموظفين بالحضور.
-
الاتصال بشبكة الواي فاي
يوفر الاتصال بشبكة الواي فاي ميزتين: أولهما أنه لا يتطلب أي وسيط مادي لأنه يتصل مباشرة بالحاسوب، مما يجعل نظام الحضور والانصراف البيومتري أسهل في الاستخدام والتنقل. بالنسبة للمؤسسات المتطورة التي تبحث عن حلول بسيطة ومنظمة، يعد نظام التشغيل المريح أمرًا بالغ الأهمية. تزيد ميزة الواي فاي الداخلي من تكلفة النظام، ولكن يجب على المؤسسات أخذ هذه الميزة في الاعتبار لأنها سهلة الاستخدام ولا تتطلب أي صيانة.
-
تكامل النظام مع إدارة كشوف المرتبات:
يعتبر تكامل بيانات النظام ضرورية لتعزيز فعالية أنظمة إدارة كشوف المرتبات التي تتولى مسؤوليتها فرق الموارد البشرية. يمكن لفريق الموارد البشرية حساب مرتبات الموظفين بشكل أكثر سهولة ودقة عندما تتوفر لديهم معلومات دقيقة حول حضور الموظفين. لذلك، يفضل البحث عن الأنظمة التي تتضمن تقنيات نقل المعلومات مباشرة إلى برنامج كشوف المرتبات لتبسيط حسابات الرواتب.
الخلاصة:
إن تحديث أنظمة إدارة القوى العاملة والمراقبة في المؤسسات من مجرد أنظمة تقليدية إلى أخرى رقمية يؤدي إلى دعم سير العمل داخل شركتك نتيجة لتقليل الوقت والجهد اللازمين لإعداد جداول البيانات وتسجيل الدخول والخروج يدويًا، ذلك بالإضافة إلى مراقبة بيانات الموظفين وتعزيز رضا الموظفين.
لذلك، تأكد من البحث عن أحد أنظمة الحضور البيومتري السلسة، والبسيطة، والخالية من الأخطاء، إذ يجب أن تساعد هذه الأنظمة في تعزيز رضا الموظفين، وتتبع البيانات في الوقت الفعلي، وتوفير العديد من ميزات التكامل. إن سهولة عمليات تسجيل الحضور والانصراف تضيف في حد ذاتها قيمة للنتائج التحليلية.
تعد الأنظمة بالسمات الحيوية إضافة هائلة لعملك ولموظفيك، إذ تحول أحد أكثر العمليات المعقدة إلى نشاط بسيط سهل المراقبة من خلال التطبيق الذكي للحلول الرقمية المتطورة.