كثيراً ما يُقال أن الأشخاص هم أثمن أصول منظومة معينة. رغم ذلك، حتى الآونة الأخيرة، كان يُنظر إلى التسويق والتمويل والمبيعات على أنها أهم لنجاح الشركة من إدارة الموارد البشرية. لكن ظهور التقنيات الحديثة والأسواق العالمية والتغييرات التي طرأت على التسلسل الهرمي التنظيمي غيرت هذه الفكرة بشكل ملحوظ. حيث يولي مديرو الشركات التنفيذيين اليوم أولوية قصوى لإيجاد أفضل المواهب وابقائها. مع تقدم التكنولوجيا وتغير سوق العمل، تزايد اعتماد جميع المنظمات على متخصصي الموارد البشرية (HR) لجذب ودمج القوى العاملة والاحتفاظ بها. وتشمل مهام مديري الموارد البشرية تنظيم وتنسيق ومراقبة تعيين الموظفين الجدد.
ما هي مهام قسم الموارد البشرية الرئيسية؟ سنعدد في هذه المقالة أهم عشرة أدوار للموارد البشرية. و سنناقش كذلك هذه الواجبات ونوضح
كيف يمكن لإتقانها وتمامها أن يفيد موظفي المنظمة وعملائها.
ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟
نظام HRMS أو نظام إدارة الموارد البشرية هو عبارة عن مجموعة من الأدوات البرمجية المستخدمة لإدارة الموارد البشرية والإجراءات المتعلقة بها خلال فترة عمل الموظف. يوفر نظام إدارة الموارد البشرية للشركات فهماً تاماً لموظفيها بينما يلتزم بالتشريعات الضريبية والعمالية المتغيرة.
يُستخدم هذا النظام بشكل رئيسي من قبل قادة وموظفي قسم الموارد البشرية، ذلك لأن مسؤولياتهم تشمل إدارة عمليات القوى العاملة يومياً وضمان الالتزام وتقديم تقارير الأداء. مع ذلك، فالموارد البشرية ليست القسم الوحيد المستفيد. فقد تعطي الشركات مديريها وموظفيها تفويضاً بالخدمة الذاتية فيما يتعلق بالأنشطة الأساسية، ذلك لاستقطاب الموظفين الأصغر سناً. يمكن للمديرين التنفيذيين استخدام نظام إدارة الموارد البشرية لجمع معلومات تحيط بنزعات العاملين النمطية وتأثيراتها على المنظمة.
بالإضافة إلى ذلك، تستفيد فرق الشؤون المالية لحد كبير من تكامل نظام إدارة الموارد البشرية مع نظام المحاسبة؛ لأن التكاليف المتعلقة بالموارد البشرية هي من بين أعلى نفقات الشركة. ويوفر مقدمو الخدمات الرياديون ما هو أكثر من مجرد عمليات محاسبة بسيطة؛ لتأمين إحصاءات مالية أوسع وأعمق للشركات بالاعتماد على بيانات مواردها البشرية.
أدوار إدارة الموارد البشرية
سنذكر في هذا المنشور العديد من الأدوار الوظيفية عالية الأداء. وبناء على هذا، إذا نُفّذت هذه الإجراءات أو الواجبات بصورة لائقة، سترتفع القيمة التي تقدمها الموارد البشرية. تستند هذه الأدوار إلى فهم موسّع ومحدث ناتج عن عقود من البحث في هذا المجال. لنستعرض كل واحد على حدة.
-
انتقاء المرشحين:
قسم الموارد البشرية هو المسؤول عن اختيار المتقدمين وتحديد ما إذا كانوا أهلاً لشغل منصب معين. كثيراً ما تُوظف شركات اختبار تحترف هذا المجال. مع ذلك، فمن واجب قسم الموارد البشرية أن يكون في طليعة هذه العملية.
رغم محاولة البائعين في تقديم مجموعة كبيرة من التقييمات (بالطبع)، يشير البحث العلمي إلى فعالية قلة مختارة منها فقط. ومن ضمن تلك القلة: اختبارات الذكاء وتقييمات العمل والتقييمات الأخلاقية والمقابلات المنهجية وتقييمات الأقران.
-
تقييم الأداء:
يجري فحص الموظفين للتأكد من قدرتهم على أداء أقصى ما في وسعهم في مناصبهم الجديدة. تقييم الأداء، المعروف أيضًا باسم تقدير أو مراجعة الأداء، هو منهج يختص في تقييم أداء عمل الموظف، ويتم مرة أو مرتين في السنة في غالبية الشركات.
ترفع هذه المراجعات مستوى الانتباه، وتساعد الموظفين على تحديد الأهداف المهنية والشخصية وتحسين الأداء وتحديد متطلبات التدريب. كما أنها تساعد المديرين والعاملين على التواصل بفعالية أكبر.
حتى لو كان الأمر عصرياً، فتجنب التقييمات ليس الحل الأمثل. لذا يتزايد عدد الشركات التي تختار البديل، الذي قد يحمل بعض المزايا – كإدخال معلومات متجددة. ومع ذلك، فكثيراً ما يُنظر إلى مراجعات الأداء الرسمية على أنها أفضل الممارسات وواحدة من أهم مسؤوليات قسم الموارد البشرية.
-
الترقيات:
يعد وضع مؤهلات الترقية أحد واجبات قسم الموارد البشرية، إلى جانب التوظيف من الداخل. يتم عادة تقديم الترقيات بناءً على الأداء أو الأقدمية. وتعتبر عنصراً مهماً في نجاح خطة التعاقب واستراتيجيةً نافعةً للحفاظ على الموظفين ذوي الأداء العالي ممن يحرصون على النمو مهنياً.
إحدى مسؤوليات قسم الموارد البشرية هي تطوير سياساتٍ تدعم الترفيع الداخلي للمواهب. يجب مراعاة الأداء المستقبلي المتوقع بالإضافة إلى الأداء الحالي أثناء اتخاذ قرارات الترقية.
-
نقل المعلومات:
غالباً ما يكون تبادل المعلومات مع الموظفين ضمن مسؤوليات قسم الموارد البشرية. من الممكن إبقاء الجميع على اطلاع باستخدام نشرات إخبارية مباشرة، التي تشمل أيضاً سياسات السلامة وبلاغات التسريح وعمليات الدمج والاستحواذ وأي حدث مهم آخر يهم الموظفين.
تعد مشاركة المعلومات بدقة وشفافية في الوقت الملائم أمراً مفصلياً في تحصيل الدعم واستدامته من أجل تحقيق تطور تنظيمي ناجح.
معرفة الأشخاص، والكيفية (الخبرة)، والإطلاع هي مصطلحات شائعة، تستخدم لوصف التالي: إيجاد الشخص المناسب لحل مشكلة معينة. تشكل هذه المكونات الثلاثة أساس إيجاد حل سريع ومستدام للمسائل.
لقسم الموارد البشرية لاسيما في الشركات الكبيرة دور جوهري في تعزيز ذلك.
-
التحليلات وإدارة البيانات:
من أحدث المهام الموكلة إلى قسم الموارد البشرية هي إدارة البيانات. وتشمل القدرة على اتخاذ القرارات استناداً إلى البيانات، والتي تتمثل في القدرة على قراءة وفهم وإنتاج ونشر البيانات والمعلومات والتأثير في صنع القرار.
يعد كلّ من استعمال القياسات ومؤشرات الأداء الرئيسية، وإجراء تحليل البيانات (المعروف أيضاً باسم تحليل الأشخاص)، وإنشاء لوحة العدادات، وتحويل هذه الإحصاءات إلى إجراءات عملية، متطلبات ضرورية لإتمام هذا الدور.
-
التدريب:
يحتاج حتى المتقدمون بأعلى المؤهلات لبعض التدريب عند مباشرتهم العمل في شركة جديدة. فالهدف من التدريب الوظيفي هو تزويد الموظفين بالمهارات والمعرفة التي يحتاجون لأداء وظائفهم كما يجب. على صاحب العمل أن يكون مستعداً كذلك لاستثمار مبلغ مالي معتبر في تدريب موظفيه، مما يدعم التطور الشخصي للموظف والشركة على حد سواء.
للحفاظ على موظفيهم، يصرف أصحاب العمل كثيراً لتوفير تدريب عالي الجودة. وتعلو مستويات بقاء الموظفين عند اعتقادهم بوجود إمكانية للتطور مهنياً. حيث ترفع فرصة ترقية قدرات الموظف من روحه المعنوية ورضاه العام.
-
التواصل:
لقسم الموارد البشرية دور محوري في السيطرة على بيئة العمل. عند ظهور مشاكل بين الموظفين تتعلق بمكان العمل، فهم أول من يستجيب. ويسهّل التواصل الفعال على الموظفين تركيز جهودهم على نجاح الشركة. تتمثل مهمة قسم الموارد البشرية في تشجيع تواصل أفضل بين الموظفين.
-
مجموعات لحل المشكلات:
يُطلق على موظفي فريق حل المشكلات المنخرطين بأنشطة حل المشكلات اسم ‘المجموعات’، وتُعرف أيضًا باسم ‘دوائر الجودة’. يشكل المتطوعون مجموعات تجتمع لبضع ساعات مرة أو مرتين في الأسبوع لمناقشة القضايا المتعلقة بالإنتاجية والجودة. لهذه المجموعات ما يشبه ميسراً أو قائداً. إضافةً إلى ضمان تكوين الفريق المثالي والمساعدة في تشكيل هاته المجموعات، يمكن لقسم الموارد البشرية لعب دورٍ مفصليٍّ في تمكين هذه الفرق لتحظى بتأثيرٍ فعلي.
-
إدارة تكنولوجيا الموارد البشرية:
تعد إدارة التكنولوجيا من الأدوار الأحدث التي ظهرت لأول مرة في التسعينيات لتمكين الممارسات الفعالة لقسم الموارد البشرية وإحياء استراتيجيتها باستخدام التكنولوجيا. حيث تمهد الطريق لتجربة وظيفية أفضل وتساعد في دمج عمليات الموارد البشرية المختلفة. تُعرف أيضاً باسم الموارد البشرية الرقمية.
على سبيل المثال، يمكن لنظام إدارة التعلم في الشركة الآن التواصل مع نظام تتبع المتقدمين (LMS). بمجرد أن يسجل الموظف الجديد الدخول إلى نظام إدارة التعلم الخاص به، يقترح عليه الدورات التدريبية الملائمة لتطوير قدراته في موقعه الجديد. مما يوسّع من تأثير قسم الموارد البشرية بشكل ملحوظ.
-
تعويض الموظف:
يعد التعويض العادل من أدوار إدارة الموارد البشرية الحاسمة. لا يُنجز العمل مجاناً، بل وفق عقد اجتماعي وعقد قانوني بين العامل وصاحب العمل. كلا العقدين بحاجة للإدارة. وعند حصول الموظفين على تعويضات عادلة، من المرجح بذلهم جهداً أكبر في وظائفهم وبقائهم مع المنظمة لوقت أطول.
في الختام
لقد لخصنا النظرة العامة باستكشاف أشهر عشرة أدوار لقسم الموارد البشرية. عندما تُدار كما ينبغي، ستُنتج مناهج العمل عالية الأداء هذه عمالاً مندفعين وأداء تنظيمياً فائقاً. تهدف الإدارة الفعالة للموارد البشرية إلى بناء القيمة التنظيمية بسواعد فريقٍ مندفع.
من المسلّم به وجوب تكامل أدوار الموارد البشرية تلك مع بعضها البعض. قد يصعُب العثور على المرشحين المناسبين لو لم توفي موظفيك برواتب عادلة. غير ذلك، فأنت تخوض مخاطرةً حرجة لو واجهت إجراء تظلم من غير القدرة على تسوية النزاعات.
أسئلة شائعة:
-
ما هي أغراض إدارة الموارد البشرية؟
تُعرف الطريقة الإستراتيجية لتطوير الأشخاص ومساعدتهم وتوفير بيئة عمل إيجابية باسم إدارة الموارد البشرية. على الرغم من اختلاف واجباتها باختلاف المنظمات والمجالات، إلا أنها غالباً ما تشمل التوظيف ودفع الفوائد وتقديمها والتدريب والتطوير وإدارة العلاقات الداخلية.
-
لم اختيار HRmatters إن كنت بحاجة خدمات إدارة الموارد البشرية؟
لكي يقضي محترفي الموارد البشرية وقتاً أطول بالاهتمام بموظفيهم وأقل في المهام الإدارية، تعمل حلول HRmatters على أتمتة المتطلبات المهمة وتبسيطها. حيث نقدم حزماً أساسية وأخرى مفصلة حسب الطلب مع بعض الميزات التالية:
- إعداد تقارير متينة حول القوى العاملة تحول البيانات إلى مصدر موثوق عند اتخاذ القرارات
- تتيح تطبيقات الخدمة الذاتية والأجهزة المحمولة إنجاز المهام المقيدة زمنياً بسرعة.
- حماية معترف بها على مستوى المجال لتأمين البيانات الحساسة
ما هي فوائد استخدام نظام إدارة الموارد البشرية؟
بمساعدة نظام إدارة الموارد البشرية، يمكن تحويل المهام الإدارية العادية إلى مسرّعات حيوية تدفع بقيمة الشركة بينما تلبي المتطلبات الأساسية للموارد البشرية في آن معاً. يمكن لهذه التقنيات القائمة على البيانات والمرتكزة على الأشخاص تمكين مديري الموارد البشرية من:
- زيادة إنتاجية الموظفين
- خفض العمالة الزائدة المكلفة
- تبسيط إجراءات التوظيف
- إشراك الموظفين والحفاظ عليهم
-
لم يعتبر نظام إدارة الموارد البشرية ضرورياً؟
يعد موظفو الشركة أحد أهم أصولها، فهم مورد حيّ يرزق يتطلب إدارة مستمرة. تمثل إجراءات التوظيف جانباً من جوانب قسم الموارد البشرية فقط. ويعد النظام مهماً لعمليات الشركات الجارية. ولا يتحدد مدى أهمية إدارة الموارد البشرية إلا بقدر نجاح المنظمة.