يسود اعتقاد لدى معظم الشركات بأن مهمتها تنتهي بمجرد تعيين موظف، إلا أن الحقيقة مختلفة تمامًا، فالدور الفعلي للشركة يبدأ في تلك اللحظة تحديدًا.
قد تتساءل الآن عن ماهية ذلك الدور وأهميته. تٌعرف الإجراءات المُتخذة بعد عملية التوظيف باسم “إعداد ودمج الموظفين الجدد”. تساعد عملية الإعداد الفعال للموظفين الجدد في خلق تجربة أكثر إيجابية وشمولًا بالإضافة إلى تحسين أداء الشركة. وفي حال تنفيذك لإجراءات الإعداد بالشكل الصحيح، فستتمكن أيضًا من توفير الكثير من الوقت. ولتحقيق ذلك، يجب أن تكون على دراية بأفضل ممارسات الإعداد.
إذًا، ما هي مراحل الإعداد الأربع؟ وما هي مزايا وتحديات الإعداد الافتراضي للموظفين؟ وما هو دورك خلال هذه الفترة بالغة الأهمية؟
لنكتشف معًا كل ذلك.
ما هو الإعداد الافتراضي للموظفين؟
يستخدم الإعداد الافتراضي الأدوات التكنولوجية لتسهيل انضمام الموظفين الجدد إلى أحد الفرق أو المؤسسات للعمل عن بعد.
توظف الشركات برامج الإعداد الافتراضية للترحيب بالموظفين العاملين عن بُعد، وبناء ثقتهم وولائهم للشركة الجديدة، وتعزيز إنتاجيتهم بشكل أسرع.
تعد فترة الإعداد هذه فترة بالغة الأهمية بالنسبة لصاحب العمل والموظف لأنها تحدد شكل علاقة العمل بينهما فيما بعد.
سواء كانت شركتك قائمة بشكل أساسي على العمل عن بعد أم لا، فإن إجراءات الإعداد والدمج بشكل شخصي على أرض الواقع تعد أمرًا أساسيًا ومهمًا إلى حد كبير، إذ تبعث في الموظفين الجدد الشعور بأنهم مقدرون ومرحب بهم داخل الشركة الجديدة.
يمكن للشركات أيضًا أن تتبنى مفهوم الإعداد الافتراضي للموظفين عن بعد من خلال الجمع بين مقاطع الفيديو الإرشادية والرسائل المسجلة مسبقًا من المديرين التنفيذيين الرئيسيين، واتباع مسار تدريبي شامل عبر الإنترنت.
مراحل الإعداد الافتراضي للموظفين
تنقسم عملية إعداد الموظفين إلى أربع خطوات ضرورية لدمج الموظفين الجدد في الفريق دون إحداث أي اضطراب في سير العمل. نوضح فيما يلي هذه المراحل الأربع، بدءًا من مرحلة ما قبل الإعداد.
المرحلة الأولى: ما قبل الإعداد
بمجرد قبول المرشح لعرض العمل، تبدأ المرحلة الأولى والتي تُعرف غالبًا بمرحلة ما قبل الإعداد، وتستمر حتى اليوم الأول من العمل. في هذا الوقت، يكون الموظف الجديد في قلق وحيرة بشأن ما ينتظره في وظيفته الجديدة. لذلك، تعد هذه فترة حاسمة لأن الموظف الجديد قد يتراجع عن قراره نتيجة حدوث خطأ أو سوء فهم. من ناحية أخرى، يمكن للموظف الجديد أن يشعر بالشغف والحماس تجاه شركتك إذا نجحت في خلق تجربة إعداد إيجابية.
يمكنك تحقيق ذلك من خلال مساعدة الموظفين في استكمال الأوراق المطلوبة طوال مرحلة ما قبل الإعداد ومنحهم فسحة من الوقت لإنهاء الأوراق وإخلاء مسؤولياتهم لدى صاحب العمل السابق. اسألهم عما إذا كانوا بحاجة إلى أي مساعدة في الحصول على سكن في حال سفرهم من منطقة إلى أخرى. بالإضافة إلى ذلك، قد ترسل إليهم مقطع فيديو أو مستندًا يقدم نظرة عامة موجزة حول العمليات التشغيلية داخل الشركة وما سيشمله يومهم الأول.
المرحلة الثانية: استقبال الموظفين الجدد
غالبًا ما تُخصص المرحلة الثانية من الإعداد للترحيب بالموظفين الجدد وتوجيههم لمساعدتهم على الاستقرار. يمكنك تعيين شخص كمرشد لهم خلال أيامهم الأولى داخل شركتك، وذلك ليكونوا على دراية تامة بالعمليات الداخلية وكيفية سير العمل. لذلك يجب أن يكون لديهم فهم شامل لشركتك قبل أن يبدأوا العمل معك. ونظرًا لشغف الموظفين الجدد وحرصهم على بدء العمل في أسرع وقت، يفضل ألا تزيد هذه المرحلة عن أسبوع بحد أقصى.
اجعل اليوم الأول سهلًا وإيجابيًا قدر الإمكان، ساعدهم على فهم الثقافة التنظيمية بشكل أفضل أثناء مرحلة التوجيه. ناقش معهم أبرز مزايا العمل مثل الإجازات المدفوعة، والحضور، والتأمين الصحي، وإجراءات الرواتب. أرشدهم إلى أماكن وقوف السيارات والكافيتريات، والمستشفيات إذا لزم الأمر. قدم الموظفين الجدد إلى زملائهم في العمل وأصحاب المصلحة الآخرين بعد ذلك. يمكنك ترتيب اجتماع قصير مع الموظفين الجدد بعد المرحلة الثانية للتأكد ارتياحهم وتكيفهم بشكل جيد.
المرحلة الثالثة: تدريب متخصص لكل وظيفة
تعد مرحلة التدريب واحدة من أهم مراحل الإعداد، والتي تؤثر بشكل مباشر على مدى إنتاجية الموظفين الجدد في مناصبهم. قد يفتقر موظفوك إلى المعرفة اللازمة للنجاح إذا لم يتلقوا تدريبًا رسميًا، مما قد يؤدي إلى شعور الموظفين بعدم الرضا وارتفاع معدل دوران الموظفين. لذلك، فإن تأسيس خطة تدريب محكمة سيعزز من شعور الموظفين بالارتياح نتيجة لإظهارك اهتمامًا بتقدمهم.
كخطوة أولى، عرف موظفيك على برنامجك التدريبي الإلكتروني. لابد أن تعزز شعور الثقة والأمان لديهم إذا كنت تقدم دورات عبر الإنترنت. ضع في اعتبارك مختلف استراتيجيات التعلم، بما في ذلك التعلم المدمج، والتعلم الذاتي، والتعلم الجزئي، وغيرها، للسماح لموظفيك الجدد باختيار أفضل ما يناسبهم. يجب الاحتفاظ بجميع المواد التعليمية المستخدمة أثناء عملية الإعداد في مكان مناسب وبشكل آمن حتى يتمكن الموظفون من الرجوع إليها في أي وقت.
المرحلة الرابعة: مساعدتهم على التكيف مع دورهم الجديد
تتضمن مرحلة الإعداد النهائية مساعدة الموظفين في الانتقال من وضع الموظف الجديد إلى وضع الموظف المخضرم. يجب أن يوضح مشرفو الأقسام للموظفين الجدد -بشكل محدد- المستوى المتوقع من أعضاء فريقهم الجدد حتى يكون كل منهم على دراية بمسؤولياته. يفضل وضع أهداف محددة تساعدهم على تخيل ما يستلزمه النجاح، والتميز، والإنتاجية. يمكنك إجراء مراجعات شهرية أو ربع سنوية لتتبع مستوى كل موظف ومساعدته في تعزيز أدائه.
مميزات الإعداد الافتراضي للموظفين
هناك العديد من المميزات لعملية الإعداد الافتراضي للموظفين، فيما يلي أبرز تلك المميزات:
- تكيف أكبر
في حالة الإعداد الافتراضي للموظفين، يبقى كل موظف في محيطه المألوف بدلاً من اضطراره للتكيف مع جدول جديد أو موقع أو مجموعة من الأشخاص الجدد، مما يقلل بشكل كبير من الرهبة الناتجة عن الاختلاط ببيئة جديدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين عن بعد إكمال خطوات بالتوقيت والسرعة التي تناسبهم.
- رفع مستوى الكفاءة
تعد زيادة الكفاءة التنظيمية أهم مميزات الإعداد الافتراضي للموظفين عن بعد. تساعد برامج مثل Avature Onboarding وWrike و Monday.com وLoop في إدارة إجراءات الإعداد عن بُعد رقميًا. يستفيد الموظفون الجدد من هذه البرامج لكونها أسرع وأقل تكرارية. على سبيل المثال، يمكن للموظفين توفير الوقت المُستغرق في كتابة نفس المعلومات على العديد من الوسائط الرقمية من خلال استخدام خاصية النسخ واللصق.
- التدريب التعليمي عن بعد
ظهرت العديد من الحلول التكنولوجية كبديل للتدريب في القاعات الدراسية التقليدية، وقد نجحت فرق التعلم والتطوير الدولية في تكييف دورات التعليم الإلكتروني للشركات من خلال تصميم برامج تدريبية عن بعد. يستخدم مسؤولو التوظيف الآن العديد من حلول التعلم الافتراضية أو الرقمية لتسريع عملية الإعداد عن بُعد، بالإضافة إلى تحسين وتنمية مهارات الموظفين.
- إنتاجية أعلى
تشير تقارير Tech Republic إلى أن 65٪ من الموظفين يعتقدون أن العمل عن بُعد سيزيد من إنتاجيتهم نظرًا لانخفاض فترات الانقطاع وتوفير الوقت المُستغرق في التنقل. وبالتالي، يمكن لأصحاب العمل الذين يرغبون في تعيين موظفين جدد عن بُعد الاستفادة من هذا التطور وتقصير منحنى التعلم.
- فعالية من حيث التكلفة
، يستغرق الإعداد الافتراضي للموظفين وقتًا أقل عند مقارنته بالإجراءات التقليدية. لذلك، في حال توفر جميع الموارد المطلوبة لعملية الإعداد عن بعد، لا تتردد في اتخاذ هذا القرار الذي سيساعدك على تقليل مقدار الوقت المُستغرق في الإعداد وتقليل ميزانيتك بشكل كبير.
تحديات الإعداد الافتراضي للموظفين
على الرغم من أن عملية الإعداد الافتراضية قد تبدو بسيطة نسبيًا، إلا أنها ليست كذلك. تواجه المنظمات عددًا من الصعوبات منذ بداية عملية الإعداد. نستعرض فيما يلي بعض تلك التحديات:
- سوء الفهم
يعد سوء الفهم أحد أكثر المشكلات صعوبة في عملية الإعداد عن بُعد. قد يتفهم الموظف المعين حديثًا دوره في العمل داخل المنظمة بسهولة من خلال أمثلة ملموسة وتفاعل مباشر مع قادة الشركة. أما في حال اختيار الموظفين المعينين حديثًا لإجراءات الإعداد الافتراضية، فستكون هناك فرصة كبيرة لحدوث سوء تفاهم بين الموظفين والمديرين التنفيذيين للشركة بسبب الحاجة إلى وجود اتصال مباشر وأمثلة تعليمية على أرض الواقع. بالإضافة إلى ذلك، قد يحتاج الموظفون الجدد إلى فهم موقفهم بوضوح داخل المنظمة.
- صعوبة إيصال المشاعر الدافئة والمرحبة عبر الوسائل الرقمية
يُعد إيصال المشاعر الدافئة والمرحبة أحد أكثر الجوانب صعوبة في عملية الإعداد الافتراضية. بالإضافة إلى ذلك، سيكون من الأسهل بكثير فهم الثقافة التنظيمية للشركة إذا كان بالإمكان التواصل مع زملاء العمل شخصيًا بدلاً من التواصل عبر الإنترنت.
- عدم وجود فرصة للتعاون والعمل الجماعي
يعد التعاون والعمل الجماعي من أهم ركائز نمو الأعمال. إلا أن عملية الإعداد الافتراضية قد تحول دون الشعور بالانسجام بين الموظفين لأنهم لا يستطيعون التواصل فيما بينهم وفهم بعضهم البعض، مما قد يضر بسمعة الشركة. عادة ما تكون المؤسسات أقل ربحية في حال افتقار موظفيها الجدد إلى فرص أوسع للتواصل، والعكس صحيح.
- حدوث فجوة
قد تتفاقم الفجوة بين الرؤساء والموظفين المعينين حديثًا عند تطبيق عملية الإعداد الافتراضي. قد يكون تكيف الموظف مع الشركة والدور الجديد والمشرفين أبسط بكثير عند التعامل شخصيًا والتفاعل بشكل يومي. إلا أن الأمر قد يختلف في عملية الإعداد الافتراضي، إذ تُستخدم مكالمات الفيديو فقط لإجراء الاجتماعات والتواصل بين الموظفين الجدد والإدارة. ونظرًا لعدم وجود مراقبة مباشرة لتقدم أداء الموظفين الجدد في مجال عملهم، يتم تقليل شروط الترقية تلقائيًا.
- عدم وجود خطوات رسمية متبعة
يرسل فريق الموارد البشرية الأوراق اللازمة للموظف الجديد عبر البريد الإلكتروني، ثم يتم إجراء مكالمة مباشرة عبر zoom لتقديم الموظف الجديد إلى الإدارة. يقوم المدير بإطلاع الموظف على أساسيات الدور الوظيفي، ويناقش بعض الموارد العامة للشركة والتي تتوقع الإدارة مساهمة الموظف فيها في أقرب وقت.
- ثقافات مختلفة
يعد التعامل مع الاختلافات الثقافية عند العمل مع موظفين من مختلف المناطق والجنسيات مشكلة كبيرة قد يتسبب فيها الإعداد عن بعد. بالإضافة إلى التغلب على الصعوبات اللغوية، يجب على مسؤولي التوظيف توضيح توقعات الشركة لمختلف الموظفين، بالإضافة إلى محاولة تعديل طرق التواصل والتدريب الخاصة بهم لتناسب جميع الخلفيات الثقافية لموظفيهم.
كلمات أخيرة
بعد قراءة المقال ومعرفة كل من مزايا وتحديات الإعداد الافتراضي، يمكنك تقييم مواردك، بالإضافة إلى البنية والأدوات التكنولوجية والجداول الزمنية المتاحة لتحديد ما إذا كانت هذه الممارسة مناسبة لشركتك أم لا. قد يكون الإعداد الافتراضي ورقة رابحة بالنسبة للشركات التي توظف أدواتها ومواردها بالشكل الأمثل.
من المهم أن تدفع الموظف الجديد للتكيف بشكل أسرع داخل المنظمة حتى يتمكن من البدء في المساهمة على الفور.
يمكنك تحقيق ذلك من خلال توجيه الموظفين العاملين بنظام الساعات إلى مكان العمل والدور المطلوب تأديته.
ولكن ماذا عن الموظفين العاملين في مكاتب الشركة والموظفين ذوي الأجور الشهرية الثابتة؟
قد يكون من الصعب إعداد الموظفين غير العاملين من داخل مقر الشركة، مما يزيد من الوقت والتكلفة المطلوبة حتى يصبح كل منهم عضوًا منتجًا في الفريق.
لقد قمنا بالفعل بتغطية مزايا الإعداد الافتراضي في هذه المدونة، مما سيمكنك من زيادة إنتاجية الموظفين الجدد.
إذا كانت لديك أسئلة تتعلق بعملية إعداد ودمج الموظفين، فيمكنك الاطلاع على دليلنا التفصيلي هنا: ولكن ماذا عن الموظفين العاملين في مكاتب الشركة والموظفين ذوي الأجور الشهرية الثابتة؟
الأسئلة الأكثر شيوعًا
- ما هي أهمية إعداد ودمج الموظفين الجدد؟
يُسهل الإعداد عملية انتقال الموظفين الجدد إلى مكان عملهم الجديد، كما يزودهم بالمهارات والتدريبات اللازمة للتميز في مناصبهم. بالإضافة إلى ذلك، يُظهر الإعداد لموظفيك الجدد مدى دعمك لهم واهتمامك بتطورهم المهني، مما يعزز معدل رضا الموظفين.
- ما هو الفرق بين التوجيه والإعداد؟
هناك مراحل مختلفة لعملية الإعداد. يبدأ الإعداد الأولي فور توقيع الموظف الجديد على عقد العمل، والذي يمكن أن يستمر لمدة ثلاثة أشهر إلى عام. يعد التوجيه أحد خطوات عملية الإعداد، والذي يمكن أن يستمر لمدة تصل إلى أسبوع ويبدأ في أول يوم عمل فعلي للموظف.
- ما هي الخطوة الأولى في عملية الإعداد الافتراضي؟
تبدأ عملية إعداد الموظف بترحيب دافئ خلال فترة ما قبل الإعداد، وهي المرحلة التي يتم خلالها الانتهاء من الأعمال الورقية الضرورية. يمكن إتمام هذه الخطوة من خلال رسالة بريد إلكتروني، أو محادثة فيديو، أو اجتماع شخصي تقوم خلاله بتعريف الموظف الجديد على أساسيات العمل بالإضافة إلى إشعاره بالثقة والحماس لانضمامه إلى الفريق.