كيف يسهل برنامج إدارة الموارد البشرية استخراج البيانات وإعداد تقارير الموظفين

هل تواجه مشكلة في إدارة فريقك؟ أصبح من الصعب استعراض بيانات الموظفين مرة واحدة لأنها موزعة على العديد من الملفات أو المنصات غير المتوافقة. يتطلب الحفاظ على دمج وتكامل البيانات الكثير من العمل اليدوي. نتيجة لذلك، تصبح إجراءات الموارد البشرية أقل فعالية بشكل ملحوظ.

لقد غير برامج إدارة الموارد البشرية حال الشركات وموظفيها تماماً. يعد استخراج البيانات بسهولة وإعداد تقارير الموظفين من المزايا الرئيسية لبرنامج إدارة الموارد البشرية. يتيح البرنامج لموظفي الموارد البشرية إمكانية التعرف على مختلف نواحي عمل القوى العاملة، مثل أداء الموظفين وحضورهم ورواتبهم. يمكِّن برنامج إدارة الموارد البشرية مدراء الموارد البشرية من الوصول إلى بيانات الموظفين دون المرور يدوياً عبر أكوام من الأعمال الورقية أو جداول البيانات. بدلا من ذلك، يمكنهم استخدام إمكانات البرنامج القوية في إعداد التقارير لإنتاج تقارير دقيقة ومخصصة بسرعة تتناسب مع احتياجاتهم. يستطيع موظفو قسم الموارد البشرية الاستفادة من برنامج إدارة الموارد البشرية لاتخاذ قرارات تستند إلى البيانات ويؤثر ذلك بشكل كبير على أداء المؤسسة من خلال تبسيط عملية جمع البيانات وإعداد التقارير، مما يوفر الوقت والمال للشركات.

ما هو برنامج إدارة الموارد البشرية (HRMS)؟

يُستخدم برنامج إدارة الموارد البشرية (HRMS) لتبسيط وأتمتة العديد من مهام الموارد البشرية مثل بيانات الموظفين، والتوظيف، وإدارة الأداء، وإعداد كشوف المرتبات، وإدارة الامتيازات، والتدريب والتطوير. يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية منصة موحدة للتعامل مع جميع مهام الموارد البشرية، مما يسمح لمدراء الموارد البشرية بإدارة موظفيهم والتفاعل معهم بكفاءة.

يساهم برنامج إدارة الموارد البشرية في أتمتة العديد من العمليات اليومية التي يؤديها موظفو الموارد البشرية، ويشمل النظام عادة مجموعة متنوعة من الميزات والوظائف. يساهم النظام في أتمتة إجراءات الإعداد للموظفين الجدد من خلال تقديم عقود العمل وخطابات العروض والأوراق الأساسية الأخرى. كما يمكن الاستفادة من البرنامج في أتمتة إجراءات مراقبة غياب الموظفين وإجازاتهم وطلبات أذونات الغياب.

يساهم برنامج إدارة الموارد البشرية في مساعدة الشركات على تحسين عمليات الموارد البشرية، وتقليل المتاعب الإدارية، وتعزيز الامتثال لقوانين ولوائح العمل. يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية موظفي الموارد البشرية على اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات وستساهم هذه القرارات في تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم وزيادة إنتاجيتهم من خلال تقديم بيانات الموارد البشرية في الوقت الفعلي.

بشكل عام، يمثل برنامج إدارة الموارد البشرية أداة قوية تساهم في تعزيز قدرة المؤسسات على إدارة القوى العاملة لديها بشكل أكثر فعالية وضمان توافق إجراءات الموارد البشرية مع أهداف الشركة.

كيف يعمل برنامج إدارة الموارد البشرية؟

يساعد برنامج إدارة الموارد الشرية المؤسسات على إدارة المهام المتعلقة بالموارد البشرية مثل التوظيف وإدارة بيانات الموظفين ودفع رواتب الموظفين وتقييم أداء الموظفين. كما أن هذا النظام يساعد الشركات على تحسين عمليات الموارد البشرية، وزيادة التحفيز، وتخفيف العبء الإداري، مما يوفر الوقت لموظفي الموارد البشرية للتركيز على المزيد من الأهداف الاستراتيجية. فيما يلي بعض الخصائص الأساسية لبرنامج إدارة الموارد البشرية:

• إدارة معلومات الموظفين: 

باستخدام برنامج إدارة الموارد البشرية، يستطيع أصحاب العمل تخزين بيانات الموظفين وإدارتها وتحديثها في قاعدة بيانات مركزية. وقد تشمل هذه البيانات ملفات تعريف الموظفين، والوصف الوظيفي، والخلفيات التعليمية، والمعلومات المالية، وسجل العمل.

• التوظيف وإعداد الموظفين الجدد:

تساهم أنظمة إدارة الموارد البشرية في تبسيط عمليات التوظيف في الشركات، وذلك من خلال السماح للشركات بالإعلان عن الوظائف الشاغرة وتتبع المرشحين وإدارة عملية التوظيف. بمجرد تعيين الموظف، بمقدور برنامج إدارة الموارد البشرية أتمتة إجراءات الإعداد، مما يضمن استيعاب الموظفين الجدد لآلية عمل المؤسسة بسرعة.

• إدارة الوقت والحضور: 

توفر أنظمة إدارة الموارد البشرية إمكانية أتمتة تتبع الوقت والحضور، مما يلغي متطلبات الجداول الزمنية الورقية ويقلل من احتمال حدوث أخطاء. تتم تغذية نظام كشوف المرتبات من خلال سجلات الدوام التي يقدمها الموظفون لمدرائهم الذين يمكنهم قبولها أو رفضها.

• مراقبة وإدارة أداء الموظفين:

أصبح هذا ممكناً بفضل أنظمة إدارة الموارد البشرية للشركات. حيث أن هذه الأنظمة توفر إمكانية تحديد الأهداف، وتقييم أداء الموظفين، وتقديم التدريب والملاحظات.

• معالجة كشوف المرتبات: 

توفر أنظمة إدارة الموارد البشرية إمكانية أتمتة عملية كشوف المرتبات، بما في ذلك تحديد رواتب الموظفين والضرائب والخصومات الأخرى. يستطيع النظام إنشاء قسائم دفع وتقديم تقارير شاملة عن كشوف المرتبات.

• تحسين التخطيط الاستراتيجي:

تساعد أنظمة إدارة الموارد البشرية في إدارة امتيازات الموظفين، بما في ذلك التأمين الصحي وخطط التقاعد والإجازات مدفوعة الأجر. يسجل الموظفون في برامج الامتيازات، ويتتبع برنامج إدارة الموارد البشرية عمليات التسجيل والمساهمات والأهلية لهذه الامتيازات.

• تتبع بيانات الموظف: 

توفر أنظمة إدارة الموارد البشرية إمكانية تتبع بيانات الموظفين وإدارة علاقات العمل وإعداد تقارير الامتثال، ومساعدة الشركات في الحفاظ على امتثالها لقوانين ولوائح العمل.

لماذا تحتاج الشركات إلى برنامج إدارة الموارد البشرية؟

يعد برنامج إدارة الموارد البشرية مهماً للشركات المعاصرة التي ترغب في تبسيط إجراءات الموارد البشرية الخاصة بها، وتحسين رضا الموظفين، واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات. هناك العديد من الأسباب التي تبرر حاجة الشركات إلى برنامج إدارة للموارد البشرية وهي:

• الإدارة الفعالة للبيانات:

يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية للتعامل مع بيانات الموظفين. وهذا يؤدي إلى إزالة الحاجة إلى السجلات الورقية، ويمكِّن موظفي الموارد البشرية من الوصول بسرعة إلى بيانات الموظفين.

• تبسيط عمليات الموارد البشرية: 

يؤتمت برنامج إدارة الموارد البشرية العديد من عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف وإعداد الموظفين الجدد للعمل وإدارة الأداء وإعداد كشوف المرتبات، مما يقلل من التكاليف الإدارية ويعزز الإنتاجية.

• الامتثال لقوانين ولوائح العمل: 

يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل من خلال مراقبة وإدارة بيانات الموظفين، بما في ذلك الحضور والإجازات والتعويضات.

• زيادة مشاركة الموظفين: 

يساهم برنامج إدارة الموارد البشرية في زيادة مشاركة الموظفين من خلال تسهيل وصولهم إلى البيانات الشخصية ومؤشرات الأداء والبيانات الأخرى ذات الصلة. ويمنح ذلك الموظفين قدرة أكبر على التحكم بمسيرتهم المهنية، مما يعزز رضاهم الوظيفي العام.

• اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات: 

يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية لموظفي الموارد البشرية إمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى بيانات الموظفين، مما يسمح لهم باتخاذ قرارات تستند إلى البيانات وتساهم هذه القرارات في تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم وإنتاجيتهم.

• توفير في التكاليف: 

يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية الشركات على توفير الوقت والمال من خلال تبسيط إجراءات الموارد البشرية وأتمتة الأنشطة الإدارية وتقليل الأخطاء. كما أنه يساعد الشركات في تفادي الغرامات المرتبطة بخرق قوانين العمل.

ميزات برنامج إدارة الموارد البشرية

تشمل برامج إدارة الموارد البشرية ميزات ووظائف مختلفة تساعد المؤسسات على إدارة إجراءات الموارد البشرية الخاصة بها بشكل فعال. يمثل برنامج إدارة الموارد البشرية أداة قوية تساعد الشركات في تبسيط إجراءات الموارد البشرية، ورفع معنويات الموظفين، وتسهيل اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات. فيما يلي بعض ميزات برنامج إدارة الموارد البشرية:

• إدارة بيانات الموظفين: 

يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية لإدارة بيانات الموظفين، بما في ذلك البيانات الشخصية وتفاصيل الوظيفة والأجور والامتيازات ومؤشرات الأداء.

• المساعدة في التوظيف:

يمكن أن يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية في تسريع التوظيف عن طريق الإعلان عن الوظائف الشاغرة وقبول السير الذاتية ومراقبة تقدم المرشحين.

• التحكم في إجراءات مغادرة الموظفين للعمل: 

يساهم برنامج إدارة الموارد البشرية في تقديم خطابات العروض وعقود العمل وأوراق أخرى ذات صلة لأتمتة عملية الإعداد للموظفين الجدد. كما يمكنه التحكم في إجراءات مغادرة الموظفين للعمل من خلال إدارة عمليات فصل الموظفين، ومقابلات الخروج، والواجبات ذات الصلة.

• إدارة أداء الموظفين: 

يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية المؤسسات على إدارة أداء الموظفين من خلال تحديد الأهداف ومراقبة التقدم وتقديم الملاحظات.

• إدارة الحضور والإجازات: 

يمكن تتبع حضور الموظفين وطلبات الإجازات وأذونات الغياب تلقائياً بواسطة برنامج إدارة الموارد البشرية.

• إدارة الرواتب والامتيازات:

يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية أتمتة الاستقطاع الضريبي ومعالجة كشوف المرتبات وإدارة الامتيازات، وهذا يؤدي إلى التسليم الصحيح والسريع لأجور الموظفين وامتيازاتهم.

• التدريب والتطوير: 

يساهم برنامج إدارة الموارد البشرية بإدارة أنشطة تدريب الموظفين وتطويرهم، ومراقبة التقدم واستكمال تصاريح العمل.

• التقارير والتحليلات:

بمقدور برنامج إدارة الموارد البشرية إعداد تقارير مخصصة حول مقاييس الموارد البشرية المختلفة، بما في ذلك معلومات عن إحصائيات الموظفين مثل الحضور والأداء ودوران الموظفين ومقاييس مهمة أخرى.

يمكن تغيير الميزات والوظائف المحددة لبرنامج إدارة الموارد البشرية اعتماداً على متطلبات الشركة.

الخلاصة

يمنح برنامج إدارة الموارد البشرية (HRM) موظفي الموارد البشرية وصولاً سريعاً وفعالاً إلى بيانات الموظفين ويمكِّنهم من إعداد التقارير ببساطة. يؤتمت البرنامج جمع البيانات وإعداد التقارير، مما يلغي الحاجة إلى الأعمال الورقية وجداول البيانات. يمكِّن برنامج إدارة الموارد البشرية الشركات من تحليل القوى العاملة فيها من خلال عدة عوامل، كأداء الموظفين والحضور والتعويضات، وذلك بفضل قدرات البرنامج القوية على إعداد التقارير. يمكن لموظفي الموارد البشرية استخدام البرنامج لاتخاذ قرارات تستند إلى البيانات وتؤثر هذه القرارات بشكل كبير على أداء الشركة من خلال تبسيط جمع البيانات وإعداد التقارير، مما يوفر الوقت والمال للشركات. بشكل عام، غيرت برامج إدارة الموارد البشرية كيفية إدارة الشركات لموظفيها، وسهلت جمع البيانات من الموظفين وتقديم تقارير عن الموظفين.

الأسئلة الشائعة

• ما هو برنامج إدارة الموارد البشرية بالضبط؟

برنامج إدارة الموارد البشرية هو أداة تكنولوجية تساعد الشركات في إدارة مهامها المتعلقة بالموارد البشرية، مثل إدارة بيانات الموظفين، والتعامل مع كشوف المرتبات والامتيازات، وتوظيف واختبار الموظفين الجدد وتقييم أدائهم.

• كيف يمكن أن يصبح استخراج البيانات أكثر بساطة باستخدام برنامج إدارة الموارد البشرية؟

بمقدور الشركات التي تستخدم برنامج إدارة المورد البشرية الاحتفاظ بقاعدة بيانات مركزية لمعلومات الموظفين وتحديثها وتخزينها. وهذا يجعل استخراج البيانات عن العمال أو المجموعات أو القوى العاملة أبسط. يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية أيضاً إمكانات لتصفية البيانات وترتيبها وفقاً لمعايير مختلفة.

• هل برنامج إدارة الموارد البشرية آمن للاستخدام؟

بالطبع، تحتوي برامج إدارة الموارد البشرية غالباً على تدابير أمنية قوية لحماية سلامة وسرية بيانات الموظفين، بما في ذلك الحماية بكلمة المرور وتقييد الوصول والتشفير.

• ماذا يعمل برنامج إدارة الموارد البشرية؟

تتمثل الوظيفة الرئيسية لبرنامج إدارة الموارد البشرية في تقديم منصة موحدة للتعامل مع المهام المرتبطة بالموارد البشرية، مثل كشوف المرتبات وإدارة الامتيازات وتقييم الأداء وإدارة بيانات الموظفين والتوظيف. يعزز برنامج إدارة الموارد البشرية الكفاءة من خلال تبسيط إجراءات الموارد البشرية وخفض الأعباء الإدارية.

• ما هي مزايا برنامج إدارة الموارد البشرية للموظفين؟

يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية للموظفين إمكانية الوصول إلى موقع الخدمة الذاتية للتحقق من معلوماتهم الشخصية وتحديثها، وطلب إجازة، وفحص قسائم الراتب، والتسجيل في خطط الامتيازات. نتيجة لذلك، تستغرق الواجبات الإدارية وقتاً وجهداً أقل، وينتج عن ذلك انفتاح أكبر وتواصل أفضل بين طاقم العمل وموظفي الموارد البشرية.